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發(fā)票是審計機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)執(zhí)法檢查的重要依據(jù)。指一切單位和個人在購銷商品、提供或接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，所開具和收取的業(yè)務(wù)憑證，會計核算的原始依據(jù)，通常，潛在客戶會在向出口商的詢價時，出口商能向他們未來的客戶提供什么？--價格，數(shù)量和運費？付款條件，可供產(chǎn)品，裝運操作指南和服務(wù)費用嗎？銷售條款，貨描和交貨期嗎？呵呵，你可能會猜到，這些信息不足以使進(jìn)口商做出采購的決定。為了使采購商更加便捷地采購，出口商何不使用一個精心準(zhǔn)備好的形式發(fā)票來報價！
很普遍的一種情況是，絕大多數(shù)的出口商在被詢價時，只提供非常有限的信息。這種詳盡準(zhǔn)確信息的的缺乏，或許就是出口商雖然擁有質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品，卻不能走出國門的主要原因。
無論您是哪一方，知曉作為一個成功的出口商，如何利用形式發(fā)票向進(jìn)口商報價這一點是至關(guān)重要的。您應(yīng)該能夠清楚地區(qū)分報價，形式發(fā)票和商業(yè)發(fā)票之間的區(qū)別。下列簡介目的是幫助您了解三者之間的區(qū)別，以及提供了形式發(fā)票當(dāng)中所含諸項，還有在繕制完商業(yè)發(fā)票后你需要考慮的一些問題。。
報價
報價就是張列明在特定價格和條款下銷售產(chǎn)品或服務(wù)費用的表單，正式地說，通常是賣方通過開形式發(fā)票提供給買方的。一個報價，包括除了1，產(chǎn)品原產(chǎn)地，2形式發(fā)票標(biāo)頭之外，在形式發(fā)票當(dāng)中出現(xiàn)的所有信息。
形式發(fā)票
雖然是以發(fā)票的樣式繕制的報價，但形式發(fā)票和商業(yè)發(fā)票是不同的。形式發(fā)票是用來促成生意，是早于商業(yè)發(fā)票繕制的。形式發(fā)票的幾乎與商業(yè)發(fā)票的內(nèi)容一致，而且通常被視為一個具有約束力的協(xié)議，盡管在達(dá)到最終購買階段之前，價格可能會發(fā)生變動。
在一些國家，以美國為例，海關(guān)可以接受形式發(fā)票（由美國進(jìn)口商繕制，而非是出口商），如果所要求的商業(yè)發(fā)票在填報通關(guān)文件的時候，無法取得，（通關(guān)--在貨物抵運港向美國海關(guān)填報文件的一個過程，以保證貨物順利放行），美國海關(guān)可能需要通過形式發(fā)票來征稅和商檢。但登記在冊的進(jìn)口商則須交納保證金，并在貨物進(jìn)港120天內(nèi)提交商業(yè)發(fā)票。如果所需商業(yè)發(fā)票需用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計目的，進(jìn)口商需在貨物放行50天內(nèi)提交。
這里是為什么形式發(fā)票在國際貿(mào)易中被廣泛使用的原因
· 被當(dāng)作是一個具有約束力的協(xié)議。
· 一些國家作為進(jìn)口許可程序的一部分。
· 銀行和金融機(jī)構(gòu)使用形式發(fā)票來為進(jìn)口商開立信用證。
· 與商業(yè)發(fā)票的相似，易于識別。
· 形式發(fā)票的格式確保出口商把所有信息呈現(xiàn)在商業(yè)發(fā)票上。
 
 
當(dāng)貴公司需繕制形式發(fā)票時，一定要把下列幾點牢記在心。
· 文件標(biāo)頭應(yīng)當(dāng)明確注明“形式發(fā)票”字樣
· 出口商名稱、地質(zhì)、電話郵件地址
· 售予何人、地址、電話、電子郵件
· 形式發(fā)票索引號
· 簽發(fā)日期，即為報價日期
· 訂單號（如有）
· 付款條件（信用證，跟單托收，預(yù)付款，電匯，賒帳等等）
· 預(yù)定裝運期
· 如果產(chǎn)品不止一種，在每種產(chǎn)品的開頭標(biāo)注數(shù)字1
· 裝運量
· 詳細(xì)的貨物描述，還應(yīng)包括海關(guān)HS編碼（如有）
· 結(jié)算貨幣單位（美元、歐元、日元等）
· 單價
· 單價應(yīng)與報價的數(shù)量組成完整品目一欄（愚理解為單價應(yīng)與所報數(shù)量在一個欄目內(nèi)顯示，以方便計算）
· 所有附加賣方提供的服務(wù)都要逐項列出，都要加入最后的總計費用之中。
· 所使用的INCOTERMS2000條款（FOB，CIF，CFR，DDU等等）
· 確認(rèn)單位貨物的體積，重量，包裝盒，托盤，大箱子的數(shù)量等等
· 產(chǎn)品的原產(chǎn)國 
· 有效期，千萬別作敞口承諾，切記有效期是可能發(fā)生改變的

一定要簽字且要包含有抬頭
請記住形式發(fā)票是銷售的正式發(fā)盤形式。當(dāng)買家同意形式發(fā)票當(dāng)中所包含的所有條款后，其后將會是買家發(fā)來的采購單，這采購單最終將會變成銷售合同，如果買家和賣家彼此同意的話。形式發(fā)票和采購單必須在貨物裝船前進(jìn)行比較復(fù)核，確認(rèn)沒有差錯。如果差錯，買家需要及時通知賣方更正錯誤。
商業(yè)發(fā)票
 在銷售發(fā)生后進(jìn)行準(zhǔn)備，商業(yè)發(fā)票是賣方交給買方全方位確認(rèn)銷售協(xié)議的最后文件。商業(yè)發(fā)票應(yīng)當(dāng)含有原先形式發(fā)票所提供的全部條款，或在經(jīng)協(xié)商后更改的條款。商業(yè)發(fā)票同時也被政府用來確定貨物估價以便海關(guān)征稅，驗貨和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。此外，很多國家使用形式發(fā)票來控制進(jìn)口。對于出口商來說，和進(jìn)口商一起核準(zhǔn)在商業(yè)發(fā)票當(dāng)中必須包括的內(nèi)容以便在進(jìn)口國順利通關(guān)，將是至關(guān)重要的。下面是在制作商業(yè)發(fā)票時，供參考的幾個要點：
· 應(yīng)當(dāng)按照貿(mào)易慣例的方式來進(jìn)行準(zhǔn)備
· 絕大多數(shù)國家要求商業(yè)發(fā)票必須是一船貨對應(yīng)一商業(yè)發(fā)票
· 必須是正本發(fā)票，盡管有些國家接受影印件，隨附由出口商或者承運人或者進(jìn)口商提供的聲明，證實拷貝件真實可靠。
· 當(dāng)無法取得商業(yè)發(fā)票的時候，一些國家接受附帶有足夠信息的形式發(fā)票，來征稅、驗貨、搜集數(shù)據(jù)。
· 一些國家可能需要提供特殊的海關(guān)發(fā)票----如美國1982年三月一日生效的《免責(zé)海關(guān)發(fā)票》
出口商常犯發(fā)票方面錯誤
下列為一些由出口商常見發(fā)票錯誤。下面錯誤當(dāng)中的任何一個都可能致使海關(guān)官員延遲放貨，罰款，或者全部沒收貨物。
· 在發(fā)票中，票面貨值少于實際貨值
· 貨描模糊不清
· 幾種不同貨物混為一種
· 賣方未在凈價上說明折扣價格發(fā)票 
· 漏報稅金，傭金，包裝和其他應(yīng)稅項目，而這些也是構(gòu)成產(chǎn)品市場價值的一部分
· 運費和保險費未逐項列出（一些國家不對運費和保險費另行征稅）
· 相關(guān)信息遺漏和欄目留白
· 未寫產(chǎn)品原產(chǎn)地
· 發(fā)票沒有被出口商或者其代理簽注
切記，一張發(fā)票至少必須要清楚地表明全部的發(fā)票總值，不含稅價格，需增加多少構(gòu)成市場價格（如需征稅），還有商品進(jìn)口的凈值。
通過認(rèn)真地準(zhǔn)備一張形式發(fā)票，出口商可以增加你的offer被買家接受的幾率，最終增加出口商的銷售和利潤。由于形式發(fā)票是進(jìn)口商從出口商那里獲得的首份文件，在大局策略上有著心理優(yōu)勢，因為對于買家來說，選擇個建議價格是最簡單方便的。
那就趕快為你的買家準(zhǔn)備一個清晰明確的形式發(fā)票，來促成你買家接受你的offer吧！此文是對報價、形式發(fā)票和商業(yè)發(fā)票進(jìn)行了橫向比較，同時縱深進(jìn)行了分析，結(jié)合繕制過程。